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Alliance des Consultants Industriels Francophones


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ÉVITER LES ÉCHECS DE L’IMPLANTATION D’UNE GMAO (CMMS)
de Michel JULLIEN - AMMCO Inc


 

            Si on aborde un directeur d’usine qui a vécu récemment la mise en place d’une Gmao et qu’on lui pose la question suivante :  - Comment s’est déroulé votre projet ?  il y a de bonnes chances pour qu’il vous réponde à peu près ceci :  - Le système est finalement opérationnel, mais il a coûté plus cher que prévu. Il ne s’interface pas encore avec nos autres systèmes et plusieurs rapports de gestion sont manquant. Actuellement le correctif est géré avec le système ainsi qu’un peu de préventif. À ce rythme là, nous ne parlons même pas du retour sur l’investissement !
 
            En fait, il n’est pas rare de rencontrer ce genre de réponse, et ce malgré l’utilisation de ce type de logiciels depuis de nombreuses années. Pourquoi ?  Les raisons des échecs sont aussi différentes qu’il y a d’entreprises concernées. Souvent le blâme revient au fournisseur, ou à son support. Ce n’est habituellement pas la vraie raison car dans ce cas comment expliquer que certaines entreprises utilisent le même produit avec satisfaction.

            Les échecs sont généralement causés par une mauvaise préparation. Chacune des étapes conduisant à la mise en place d’une GMAO doit être organisée. Que l’on parle de PME avec un budget limité ou d’une grosse entreprise, les principes et les résultats sont identiques.

            La mise en place d’une GMAO implique le processus suivant :
            1 – Définition des besoins
            2 – Sélection d’un logiciel
            3 – Implantation


Quelques erreurs parmi les plus communes à éviter :


            Définition des besoins :
- Considérer le projet comme un projet technologique : Bien que l’élément technologique soit important, c’est le point le plus facile à résoudre. Le vrai défi est de considérer les modes de fonctionnement prévus avec l’outil informatique et la gestion du changement que cela va induire sur l’entreprise et les individus.
- Manque de vision de l’organisation : Si au départ les processus de maintenance sont inefficaces et qu’ils ne sont pas remis en question, le logiciel ne va qu’accentuer les problèmes au lieu de les résoudre.

            Sélection du logiciel de GMAO :
- Choisir le mauvais logiciel pour les besoins de l’organisation : Bien que tous les logiciels de GMAO disposent des mêmes fonctionnalités à la base, certains produits sont mieux adaptés que d’autres à certains types d’activités. Certains imposent des modes de fonctionnement qui peuvent devenir contraignants. Lors du processus de sélection, on devrait définir des scénarios de présentation qui permettent de bien démontrer en détail pour chaque logiciel, les différentes étapes à réaliser pour les actions les plus courantes (exemple le processus de gestion des Bons de travail et/ou de suivi des stocks)
- Négliger ou sous-évaluer  les éventuelles contraintes d’utilisation : Garder à l’esprit les ressources qui seront éventuellement nécessaires pour le suivi et l’utilisation. Certains logiciels demanderont plus de ressources que d’autres  (support informatique, temps de gestion des données, etc..).
- Choisir un logiciel principalement en fonction de son coût : Si un compromis doit être réalisé, il ne devrait jamais l’être en fonction de la qualité des fonctionnalités de base minimales à satisfaire.

            Implantation :
- Sous-évaluer les coûts ou les efforts nécessaires : Un projet d’informatisation implique des coûts connexes qu’il faut avoir défini dans le budget. À titre d’exemple, il n’est pas rare de rencontrer des organisations qui n’ont toujours pas d’ordinateurs dans les ateliers alors que l’objectif de départ était de doter le service maintenance des outils nécessaires pour améliorer leur efficacité. D’autre part la mise en place d’une GMAO  nécessite des efforts, qui parfois ne peuvent pas à être menés à terme avec succès, en raison de la surcharge de travail qu’elle occasionne.
- Avoir des échéanciers irréalistes : Vouloir prendre de trop grosses bouchées en même temps.
- Équipe de projet mal préparée : Les rôles et responsabilités doivent être définis et les échéanciers clairement établis. Le support de la direction doit aussi être assuré.

Éléments essentiels devant être pris en compte dans le processus d’informatisation réussie de la maintenance
Mesures : Il ne faut pas se contenter de mesurer (ou d’attendre) les résultats des objectifs finaux. Il faut définir et  mesurer sur une base régulière les actions réalisées et comparer les résultats obtenus aux objectifs à atteindre. Pour être efficace, chaque mesure doit avoir un objectif cible de réalisation.

Culture du changement : Si les mesures précédentes sont pertinentes, claires et connues de tous, les comportements seront dictés par ces mesures. Le support total et l’implication de la direction doit également permettre au projet d’être être perçu comme stratégique par tous.


GMAO en PME PMI

Michel Jullien œuvre depuis 25 ans dans le domaine de la consultation en maintenance.
Il a à son actif plusieurs dizaines d’implantation de GMAO réussies pour tout type d’entreprise sur une quinzaine de logiciels différents.


AMMCO Gestion et organisation de la maintenance
Pour en savoir plus voir le site web
http://www.ammco.ca





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