Archiver et suivre vos contrats

Savoir où sont classés les contrats et pouvoir y rapidement est essentiel en entreprise. C’est non seulement une obligation légale, mais c’est également un moyen de se référer au contrat en cas de litige avec un client ou un fournisseur. C’est pourquoi il est important d’avoir un archivage rigoureux, en version papier mais aussi en version dématérialisée.

Scanner les contrats

Dans un premier temps, il est nécessaire de scanner soigneusement toutes les pages de vos contrats papier. Ainsi, vous vous assurez d’avoir toujours une version dématérialisée complète de ceux-ci.

Cette dématérialisation présente plusieurs avantage :

pouvoir accéder plus facilement aux contrats, les archives des contrats papier n’étant pas toujours faciles d’accès ;
pouvoir partager facilement le contrat avec les autres signataires en cas de besoin
avoir une version du contrat en cas de perte ou de destruction de sa version papier.

Assurez-vous que l’intégralité des pages des contrats sont bien scannées et visibles.

Identifier les contrats dématérialisés

Un archivage rigoureux commence par la mise en place d’un système clair, lisible et cohérent d’identification des contrats dématérialisés. Gardez en tête que vous retrouverez plus facilement vos contrats si vous les avez nommés de façon homogène. Par exemple : contrat-client-référence-date. Ou année-contrat-client-référence, si vous préférez un classement chronologique.

L’important est que tous vos contrats soient nommés de la même façon. Si ce n’est pas le cas, il est préférable de renommer tous vos contrats. La tâche peut paraître chronophage sur le moment, mais vous gagnerez un temps précieux sur le long terme.

Classer vos contrats dématérialisés

Une fois que vos contrats dématérialisés ont bien été renommés, il est temps de les classer. Là encore, le choix du classement doit être intuitif et cohérent avec vos besoins. Il va également dépendre du type de contrats que signent habituellement votre entreprise.

Si vos contrats sont sur le long terme, que ce soit avec vos fournisseurs, vos clients ou vos sous-traitants, mieux vaut d’abord créer un dossier avec le nom du client puis créer à l’intérieur des sous-dossiers par année dans lesquels vous rangerez vos contrats.

Si au contraire, votre entreprise signe principalement des contrats sur une courte échéance, mieux vaut privilégier un classement principal en années, puis un sous-classement par mois dans lequel vous pouvez ranger vos différents contrats.

Quel que soit le système de classement que vous choisissez, n’en changez pas en cours de route, sous peine de ne plus retrouver vos contrats.

Archiver vos contrats dématérialisés

Selon la taille de votre entreprise et le nombre de contrats que vous signez chaque année, le système d’archivage sera plus ou moins important. Pour sécuriser au maximum vos archives, vous pouvez opter pour une double sauvegarde.

Une sauvegarde en interne

Vous pouvez commencer par stocker vos contrats sur les serveurs de votre entreprise, ce qui vous permet d’y avoir accès en interne.

Archiver vos contrats papier

Pour le classement et l’archivage de vos contrats papier, il convient là aussi d’être rigoureux. En installant des armoires spécifiquement conçues pour le rangement de vos documents, il vous sera plus facile d’y classer vos contrats par clients ou par année. Certaines armoires métalliques sont également conçues pour résister aux inondations et protéger les documents de l’humidité.

Enfin, si votre entreprise a un trop grand nombre de documents archivés, vous pouvez faire appel à une société spécialisée dans l’archivage, qui pourra s’occuper du classement mais également du stockage physique. Assurez-vous de demander à garder un plan de classement de vos archives.

Ce que dit la législation française

Le ministère de l’Économie et des Finances demande aux entrepreneurs de conserver leurs contrats commerciaux pendant une durée de cinq ans.
Il est important de noter que pour les contrats de plus de 120 euros conclus par voie électronique, il est nécessaire de les conserver durant dix ans, à compter de la date de livraison ou de la date d’exécution de la prestation.
En cas de manquement et de contrôle fiscal, une amende de 10.000 euros peut être appliquée.